När arbetsbördan växer utan att resurserna gör det blir återhämtning lätt ännu ett sätt att orka en vecka till. Pernilla Norberg pekar på organisationens ansvar.
Fredag, strax före hemgång. Någon måste rädda leveransen. Blickarna söker sig till dig och du hör dig själv säga att du fixar det. Chefen ser lättad ut. Hemma får någon annan vänta.
Duktighetsfällan börjar gärna med förtroende och arbetsglädje. Den blir farlig när din förmåga att lösa problem ersätter organisationens skyldighet att göra något åt dem.
Tänk dig en chef som verkligen uppskattar sina medarbetare. Hon lyssnar, ger beröm och vet vem som kan reda ut ett besvärligt kundärende. Därför går hon till samma person igen. Och igen. Varje beslut verkar rimligt. Summan kan bli orimlig.
Det är här frågan om bra chefer behöver skava. Att vara vänlig, kompetent och uppskattad skyddar ingen mot dåliga beslut om arbetsbelastning. Förtroende kan bli ett elegant sätt att lägga mer arbete på den som redan har fullt. Berömmet kommer direkt. Kostnaden hamnar senare i kalendern.
Ledarskapsutvecklaren Pernilla Norberg beskriver i Kollega det hon kallar duktighetsfällan. Med mer än 30 år i ledande roller, bland annat som rektor, chef och interimledare, har hon sett ansvarstagande människor täcka luckor tills verksamheten ser ut att fungera. Deras skicklighet kan dölja bristerna de kompenserar för.
En möjlig följd är att undantaget blir planeringsunderlag. Förra månaden gick det ju. Ingen frågar hur många kvällar som krävdes. Excel har fortfarande ingen kolumn för familjens tålamod.
För den erfarne medarbetaren kan ett ja betyda betydligt mer än lydnad. Det kan handla om yrkesstolthet, omtanke om kollegorna eller ovilja att lämna en kund i sticket. Kanske känner du också igen tillfredsställelsen i att vara den som andra behöver.
Efter ett långt arbetsliv kan problemlösaren ha blivit en del av självbilden. Du kan systemen, känner kunderna och minns varför den där rutinen finns. Att då säga att tiden saknas kan kännas som att avsäga sig sin kompetens. Fast det egentligen är kompetensen som gör tidsbedömningen trovärdig.
Det är också fullt begripligt att välja den närmaste lättnaden. Att göra jobbet själv tar en timme. Att förklara resursbristen kan kräva tre möten och ett dokument med ordet förankring i filnamnet. I ett tänkt sådant läge vinner extratimmen lätt. Problemet är vad som händer när samma val upprepas varje vecka.
Norbergs resonemang pekar på en obekväm mekanism: den som ständigt räddar situationen kan samtidigt göra räddningsbehovet osynligt. Det gör honom inte ansvarig för organisationens brister. Däremot behöver både han och chefen förstå vad hjälpsamheten kostar.
Arbetsmiljöverkets föreskrifter AFS 2023:2, kapitel 2, kräver att arbetsgivaren anpassar resurserna till kraven så att arbetsuppgifter och befogenheter inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning. Det är en skyldighet som går längre än att rekommendera bättre kalenderdisciplin.
I vägledningen om att förebygga ohälsosam arbetsbelastning förklarar myndigheten att ständig omprioritering eller hänvisning till återhämtning mellan arbetspassen inte löser en obalans. Kraven behöver minska eller resurserna öka. Resurser kan exempelvis vara bemanning, kunskap och fungerande arbetsutrustning.
När den pålitliges extrainsats blir en förutsättning för vardagen har organisationen börjat leva på hans marginaler.
Skillnaden är konkret. Att flytta tre uppgifter till nästa vecka förändrar ordningsföljden. Att ta bort en uppgift, flytta en tidsgräns eller tillföra rätt kompetens förändrar förutsättningarna. Prioritering hjälper när något faktiskt får vänta eller utgå. Annars blir den mest en kö med bättre färgkodning.
Det vore bekvämt att avfärda självledarskap som ännu ett konsultord. Men att förstå sina arbetsmönster, be om hjälp och sluta lova sådant man saknar tid för kan vara värdefullt. Norberg arbetar själv med självledarskap och argumenterar för att individens ansvar och organisationens ansvar måste hållas isär.
Hon har också drivit yogastudio. Hennes invändning gäller alltså knappast själva yogamattan. Återhämtning kan vara värdefull för människan, men skapar varken tydligare mandat eller mer bemanning. En arbetsplats bör därför kunna erbjuda stöd till individen och samtidigt ändra arbetets villkor.
Samma granskning måste omfatta chefen. Enligt AFS 2023:2 ska arbetsgivaren ge chefer kunskaper om att förebygga och hantera ohälsosam arbetsbelastning samt förutsättningar att använda dem. I de allmänna råden nämns rimlig egen arbetsbelastning, stöd och tillräckliga befogenheter. Att skicka en maktlös chef på ledarskapskurs löser ungefär lika mycket som att ge en strandsatt bilist en körteoribok.
För dig som brukar lösa allt är ett användbart första steg att göra arbetet synligt innan du tar över ännu en uppgift. Beskriv vad som redan ligger på bordet och be om ett beslut om konsekvenserna. Följande frågor kan göra samtalet konkret:
Frågorna ligger nära föreskrifternas krav på tydlighet: medarbetare ska bland annat veta vilka resultat som förväntas, vad som ska prioriteras när tiden inte räcker och var hjälp finns. Att be om sådana besked är ett professionellt sätt att synliggöra en konflikt mellan krav och resurser.
För chefen börjar prövningen när svaret blir obekvämt. Kan hon acceptera en senare leverans, välja bort arbete eller föra resursfrågan vidare? Eller landar samtalet återigen i hur mycket hon uppskattar din flexibilitet?
En bra chef behöver tåla att den bäste medarbetaren slutar rädda varje fredag. Annars bygger verksamheten sin stabilitet på att någon annan aldrig får ha en gräns. Hur bra är då ledarskapet, när arbetsdagen bara går ihop om en viss person fortsätter säga ja?
Även omtänksamma chefer kan överbelasta sina bästa medarbetare när pålitlighet belönas med fler uppgifter och extrainsatser döljer resursbrister. Medarbetaren kan fortsätta säga ja av yrkesstolthet, lojalitet och vana att lösa problem. Vägen ur duktighetsfällan kräver tydliga prioriteringsbeslut och balans mellan krav och resurser – arbetsgivarens ansvar kvarstår även när individen behöver utveckla sitt självledarskap.
De som alltid ställer upp blir ofta organisationens reservsystem. Men när initiativ belönas med ännu fler uppgifter riskerar arbetsgivaren att trötta ut just sina mest engagerade medarbetare och förlora dem.
Kompetensen stannar inte av av sig själv – men det gör den ibland på jobbet. Här är vad kollektivavtalet faktiskt säger, vad arbetsgivaren bör göra och hur du tar frågan vidare.
AI-debatten handlar gärna om jobb som försvinner. Men den större förändringen kan vara tystare: att arbetet finns kvar, medan självständigheten, hantverket och glädjen försvinner.
En 60-årig kvinna nekades intervju med motiveringen att arbetsgivaren ville ha någon i den ålder hon hade 1994. Förlikningen blev 50 000 kronor – men ingen dom föll.
Nyhetsbrev
Veckans bästa guider — samlat och utan brus, för dig som vill ligga steget före.
