Chefen ser när du är grön i Teams – men vet han om du jobbar?

Den gröna pricken är ingen arbetsbeskrivning

Forskaren Daniel Lundqvist vid Linköpings universitet leder ett pågående projekt om digital övervakning i svenskt arbetsliv. I projektets enkät uppger 63 procent av 1 000 tillfrågade chefer att de övervakar medarbetare på något sätt. Bland medarbetarna säger 40 procent att de vet eller misstänker att de blir övervakade. Det är två olika gruppers svar, inte ett bevis för att en viss andel anställda övervakas i hemlighet. Men skillnaden säger något väsentligt: chefer och medarbetare verkar inte alltid ha samma bild av vad som pågår.

Den vanligaste kontrollen är odramatisk. Någon tittar om du är inloggad i ett program eller markerad som tillgänglig i Teams. I ett utspritt arbetslag kan den informationen hjälpa kollegor att nå varandra. Men en närvaromarkering blir ett tveksamt mått på arbete så fort någon börjar använda den som facit över din arbetsinsats. Den som tänker, läser eller ringer ett svårt samtal kan se mindre ”aktiv” ut än den som flitigt flyttar muspekaren.

Mer avancerade verktyg kan analysera hur anställda uttrycker sig i chattar och vilka fraser de använder. Mellan 20 och 25 procent av cheferna i enkäten säger att de använder sådana verktyg. Omkring sju procent uppger att de använder biometrisk övervakning, som kan bedöma indikatorer på exempelvis koncentration eller stress. Enligt Lundqvist känner färre än en procent av medarbetarna till att deras chefer använder biometri. Även här behöver siffrorna läsas för vad de är: uppgifter från chefer respektive medarbetare, inte en individuell kartläggning av vem som övervakas utan att veta om det.

När kontrollen flyttar in i vardagsprogrammen

Lundqvist pekar på två tänkbara förklaringar till utvecklingen: distansarbete och teknik som gör övervakning enkel att genomföra. Han bedömer att den hade varit mindre utbredd före pandemin, när chefer oftare kunde se sina medarbetare på plats. Det är hans tolkning, inte något som enkätsvaren ensamma kan bevisa.

Chefens behov av överblick är heller inte påhittat. Arbete ska fördelas, problem upptäckas och verksamheten fungera. Frågan är vilken sorts överblick som behövs. Att se om en kundtjänst har för många obesvarade ärenden är något annat än att följa varje medarbetares pauser. Båda kan kallas ”uppföljning”, vilket är ett behändigt ord när man helst slipper precisera vad man faktiskt följer.

Projektet undersöker också följder för arbetsmiljön. De tidiga resultaten tyder på att chefer oftare ser möjliga vinster för prestation och arbetsfördelning, medan medarbetare lyfter risker som stress, konflikter och intrång i privatlivet. Det är ännu inte ett färdigt svar på hur alla former av övervakning påverkar arbetsplatser. Det visar däremot varför frågan behöver diskuteras innan ett nytt verktyg rullas ut, inte först när någon upptäcker att fredagens chatt har blivit måndagens prestationsrapport.

Det avgörande är inte hur mycket chefen kan se, utan varför det behövs – och vad överblicken gör med tilliten.

GDPR är inte ett förbud mot att leda

Vad får en arbetsgivare då göra? Här är det viktigt att skilja mellan chefens åsikt, ett forskningsresultat och reglerna. GDPR blir relevant när kontrollen innebär att personuppgifter om anställda behandlas. Integritetsskyddsmyndigheten, IMY, beskriver att arbetsgivaren då bland annat behöver en rättslig grund, ett sakligt motiverat ändamål och tillräcklig information till de anställda. Arbetsrätt och kollektivavtal kan också ha betydelse. Ett jobbmejl eller ett verksamhetssystem är alltså inte ett juridiskt frikort bara för att arbetsgivaren äger datorn.

Victor Bernhardtz, utredare på Unionen, betonar behovet av nödvändighet och av att välja en metod som gör så litet intrång som möjligt. Unionens vägledning beskriver en avvägning mellan arbetsgivarens kontrollbehov och arbetstagarens integritet. Översatt från förordningssvenska: börja med problemet, inte med programvarans meny. Behöver ni upptäcka att ett arbetspass är underbemannat, eller vill ni veta exakt när en viss person lämnar tangentbordet? Det är olika frågor.

IMY anger att det som regel inte är tillåtet att använda it-system för att regelmässigt följa hur anställda utför sina uppgifter eller när de tar raster, vare sig i realtid eller på annat sätt. Arbetsgivaren ska kunna visa varför mindre ingripande metoder inte räcker. Anställda ska dessutom få tydlig information om kontrollerna i förväg; informationen behöver inte upprepas inför varje enskild kontroll. Det här är principer, inte ett besked om att just din arbetsplats gör rätt eller fel. Den bedömningen beror på vad som samlas in, varför och hur uppgifterna används.

En praktisk skillnad är också värd att hålla fast vid: data som samlats in för ett ändamål kan inte utan vidare få ett nytt. IMY tar upp exemplet med uppgifter för fakturering eller bemanningsplanering som senare används för att mäta prestation. Att siffrorna redan finns i systemet besvarar inte frågan om den nya användningen är motiverad eller om medarbetarna fått tillräcklig information.

Tillit är ingen ursäkt för otydlighet

De chefer som beskriver sina arbetssätt visar att tekniken inte bestämmer ledarskapet. Christer Johansson Wredenborg på Ericsson ser möjligheter att använda digitala verktyg för att förstå verksamheten och förbättra processer, men varnar för att förlora tilliten mellan chef och medarbetare. Antti Yliselä på Studieförbundet Vuxenskolan Göteborg säger att han inte har använt digitala verktyg för att ta reda på vad medarbetarna gör under sina 15 år som chef. Att följa dem via sociala medier ser han som ett integritetsintrång. Anette Senke, vd på Magasin Friend of brands, beskriver i stället ett arbetssätt byggt på ansvar och förtroende utan digital övervakning av personalen. Hon menar att ständig kontroll kan göra människor sämre på sitt jobb.

Det är deras erfarenheter och bedömningar, inte forskningsbevis för att all mätning är skadlig. Men de ställer en användbar fråga även till den chef som behöver följa upp arbetet: hjälper informationen medarbetarna att lyckas, eller hjälper den främst ledningen att känna sig lugnare?

Om digital övervakning dyker upp på din arbetsplats, be om konkreta svar. Vilket problem ska kontrollen lösa? Vilka uppgifter samlas in, vem får se dem och hur länge sparas de? Gäller uppföljningen gruppen eller enskilda personer? Finns ett mindre ingripande sätt att nå samma mål? Det är rimliga frågor för både medarbetaren som vill arbeta ostört och chefen som faktiskt måste få verksamheten att fungera.

En bra arbetsplats behöver inte välja mellan blind tillit och total insyn. Den behöver kunna förklara sina kontroller utan att viska. Om ett system bara känns försvarbart så länge ingen frågar hur det fungerar, är det kanske inte medarbetarnas tillgänglighet som behöver granskas först.

En enkät i ett pågående forskningsprojekt vid Linköpings universitet visar att digital övervakning förekommer i olika former, från kontroll av närvaro i program till analys av chattar och biometri. Resultaten beskriver vad tillfrågade chefer och medarbetare uppger – inte vad som är tillåtet enligt lag.

GDPR kräver bland annat ett motiverat ändamål, rättslig grund och tydlig information när personuppgifter används för kontroll. Den viktigaste vardagsfrågan är enklare: löser övervakningen ett verkligt problem, eller skapar den mest misstänksamhet?

Källor

• Linköpings universitet / Daniel Lundqvist – uppgifter från det pågående forskningsprojektets enkäter om chefers och medarbetares syn på övervakning samt användning av chattanalys och biometri.
• Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) – myndighetens vägledning om rättslig grund, information till anställda, mindre ingripande alternativ och gränser för regelmässig övervakning: Kontroll och övervakning av anställda.
• Unionen / Victor Bernhardtz – vägledning om nödvändighet, integritetsavvägning och information när arbetsgivare använder medarbetardata: Så får du som chef använda medarbetardata.
• Ericsson / Christer Johansson Wredenborg – chefsperspektiv på digitala verktyg, processförbättring och tillit.
• Studieförbundet Vuxenskolan Göteborg / Antti Yliselä – chefsperspektiv på att avstå från digital kontroll och på integritet i sociala medier.
• Magasin Friend of brands / Anette Senke – chefsperspektiv på ansvar, förtroende och risker med ständig kontroll.
• Kollega – 63% av chefer övervakar sina anställda