En stor forskningsöversikt pekar på att oklara roller kan tära mer än hög arbetsbelastning. Lär dig varför tydliga prioriteringar och regelbunden återkoppling kan göra arbetsdagen lättare.
Du har arbetat hela dagen, bockat av halva listan och svarat på mejl som förökar sig utan tillsyn. Ändå går du hem med en gnagande fråga: Var det ens rätt saker jag gjorde?
Arbetsstress handlar inte alltid om mängden uppgifter. När ansvar, prioriteringar och chefens förväntningar är oklara kan även en erfaren medarbetare få svårt att göra ett bra jobb. Den sortens osäkerhet går att ta upp – utan att du behöver inleda samtalet med en powerpoint om ditt lidande.
Tre problem kan se likadana ut på håll, särskilt när kalendern är full. Men de behöver olika lösningar.
Hög arbetsbelastning innebär att kraven blir för stora i förhållande till tiden och resurserna. Du vet att du ska färdigställa två offerter och följa upp kunderna. Problemet är att du också ska täcka upp för en frånvarande kollega. Fler timmar i dygnet hade hjälpt, om någon kunde ordna det.
Motstridiga krav uppstår när förväntningarna krockar. Chefen vill att rapporten går iväg snabbt. Kollegan som ska använda den kräver en grundlig kontroll först. Båda har rimliga skäl, men du kan inte samtidigt skicka den nu och arbeta vidare med den.
Rolloklarhet betyder att du inte vet vad som faktiskt ingår i uppdraget, vilket resultat som förväntas eller vem som får fatta beslut. Du blir ombedd att ”ta ansvar för kundfrågan”, men vet inte om du ska lämna ett förslag, förhandla om priset eller bara boka ett möte. Ofta dyker problemen upp tillsammans. En stor arbetsmängd blir svårare att hantera när ingen kan säga vad som får vänta.
Gargi Sawhney och hennes kollegor har sammanställt sex decenniers forskning om rolloklarhet, motstridiga krav och för stor arbetsmängd. Deras forskningsöversikt i Journal of Vocational Behavior omfattar 515 studier, 588 urval och sammanlagt 787 959 personer. Forskarna fann att alla tre typerna av påfrestning hängde samman med negativa utfall. Rolloklarhet hade särskilt starka samband med flera av de utfall de undersökte.
Det är värt att stanna vid ordet samband. Översikten visar inte att oklara roller ensamma orsakar sämre psykisk hälsa, lägre arbetstillfredsställelse eller sämre prestation. Den säger heller inte att hög arbetsbelastning är ofarlig. Slutsatsen för arbetsplatsen är mer användbar än en tävling om vilken stress som är värst: ta reda på vilket problem ni faktiskt har innan ni väljer åtgärd.
Om ett team har för mycket att göra kan arbetsmängden behöva minska. Om två chefer ger motsatta besked behöver de enas. Och om ingen vet vem som äger en uppgift hjälper det föga att rensa bort tre möten från kalendern.
Det är svårt att göra rätt jobb när ingen har sagt vad rätt jobb är.
Den osynliga kostnaden är allt arbete runt själva arbetet. Du letar efter gamla beslut, frågar tre personer vem som bestämmer och skriver ett utkast som sedan måste göras om. Till slut börjar du dubbelkolla sådant du brukade kunna avgöra själv. Det kan stjäla både tid och arbetsglädje, även när uppgiftslistan ser fullt rimlig ut.
För dig som har varit med om några omorganisationer är fenomenet bekant. Titeln på visitkortet är densamma, men uppgifterna har glidit iväg åt ett annat håll. Den gamla befattningsbeskrivningen kan då säga mindre om dagens arbete än gårdagens mötesanteckningar. Ett tydligt chefskap behöver fånga upp sådana förändringar löpande, inte bara vid det årliga utvecklingssamtalet.
Arbetsmiljöverket beskriver tydliga förväntningar, kommunikation och fördelning av ansvar som delar av den organisatoriska arbetsmiljön. I myndighetens föreskrifter, AFS 2023:2, står bland annat att arbetsgivaren ska se till att medarbetarna känner till sina arbetsuppgifter, vilket resultat som ska uppnås, vad som ska prioriteras när tiden inte räcker och vart de kan vända sig för stöd. De ska också känna till sina befogenheter. Det här är alltså en fråga om arbetsmiljö, inte ett privat prov i tankeläsning.
Börja med en konkret situation i stället för en allmän känsla av kaos. Ta med två uppgifter som konkurrerar om samma tid, eller ett beslut som har fastnat mellan dig och en kollega. Boka en kort avstämning och säg exempelvis: ”Jag vill vara säker på att jag lägger tiden där den gör mest nytta. Kan vi reda ut vad som gäller för de här uppgifterna?”
Försök sedan få svar på fyra frågor:
Fråga också när ni ska följa upp. En prioritering som fungerade i måndags kan vara överspelad på torsdagen. Avsluta gärna med en kort sammanfattning i mejl: ”Som jag uppfattade det gör jag A först, B väntar till nästa vecka och du beslutar om prisändringen.” Då kan missförstånd upptäckas innan de blivit tre dagars omarbete.
Får du svaret ”allt är prioriterat”? Be om ett val ändå: ”Jag hinner två av tre före fredag. Vilka två väljer vi?” Det är en saklig fråga, inte en uppvisning i dålig attityd. Och om svaret återkommande är att du ska lösa allt själv utan tid, stöd eller mandat, behöver samtalet handla om arbetsvillkoren – inte bara om din kalenderteknik.
Samla några tydliga exempel: en uppgift som gjordes om, två motstridiga besked eller ett beslut som ingen ville äga. Beskriv konsekvensen för arbetet och be om en gemensam lösning. Om flera i gruppen har samma problem kan ni lyfta det tillsammans på ett arbetsplatsmöte. Arbetsmiljöverket framhåller att arbetsgivaren ska undersöka och åtgärda risker i den organisatoriska arbetsmiljön; risken behöver beskrivas konkret för att rätt åtgärd ska gå att välja.
Ta hjälp av skyddsombudet om problemen inte tas om hand. Och vänta inte på att kroppen ska lämna in en formell protest. 1177 råder dig att söka hjälp tidigt om stressen får dig att må dåligt, särskilt om du inte kan hantera den på egen hand. Börja med vårdcentralen eller företagshälsovården om den finns via jobbet. Svårigheter att sova eller koncentrera sig är också skäl att ta situationen på allvar.
Du behöver inte kräva ett arbetsliv utan överraskningar. Men du ska kunna få besked om vad du ansvarar för, vad som är viktigast och vem som bestämmer. Det är en rimlig nivå av tydlighet, även på en arbetsplats som älskar ordet ”agilt”.
Rolloklarhet kan bidra till arbetsstress när du inte vet vad du ansvarar för, vad som ska prioriteras eller vilka beslut du får fatta. Forskning visar samband mellan oklara roller och flera negativa utfall, men bevisar inte att otydligheten ensam orsakar dem. Be chefen klargöra ansvar, prioriteringar, kvalitetskrav och beslutsmandat; ta hjälp av skyddsombud eller vården om situationen fortsätter påverka dig.
Diskussionen om disken blir plötsligt ett fullskaligt gräl. Innan du säger något du ångrar: pausa, lugna kroppen och byt anklagelser mot en fråga.
En ansiktsbild kan kanske ge AI ledtrådar om biologisk ålder och överlevnad vid cancer. Resultaten väcker hopp – men tekniken är ännu inte redo för vården.
Svenskarna lever längre än tidigare, men chansen till ett långt liv är inte jämnt fördelad. SCB visar hur utbildning, kön och bostadsort påverkar livslängden.
Sömneffektiviteten kan sjunka med åren utan att du märker det. Lär dig räkna ut ditt sömnmått, förbättra kvällsvanorna och känna igen när det är dags att söka hjälp.
Nyhetsbrev
Veckans bästa guider — samlat och utan brus, för dig som vill ligga steget före.
