AI kan avlasta kommunernas ekonomer från fakturor och rapportpyssel, men de flesta kommuner står fortfarande vid startlinjen och diskuterar om skorna verkligen passar.
Det finns få saker som får svensk förvaltning att röra sig snabbare än ett akut systemhaveri. AI är däremot fortfarande ofta ett ärende för nästa workshop, efter kaffe och före ”övriga frågor”.
Det är märkligt, eftersom kommunekonomi knappast lider brist på repetitiva uppgifter, snäva marginaler eller behov av bättre beslutsunderlag. Ändå visar PwC:s och Kommunalekonomernas förening KEF:s enkät att avståndet mellan intresse och faktisk kommunal AI fortfarande är påtagligt.
Du känner igen scenen från vilken arbetsplats som helst. Någon har sett en demo av ett AI-verktyg som kan sammanfatta, sortera, räkna och skriva utkast snabbare än en människa hinner hitta rätt Excel-flik. Rummet nickar. Någon säger ”spännande”. Sedan bokas en förstudie. Och där kan idén, som en kommunal cykel i november, stå länge utan att någon riktigt hämtar den.
Det är inte en fråga om att kommuner saknar skäl att förändras. Tvärtom. PwC och Kommunalekonomernas förening, KEF, har frågat 111 kommuner om bland annat digitalisering och AI i ekonomifunktionen. Bara ungefär var tionde kommun använder AI regelbundet i ekonomiarbetet. Hälften utforskar fortfarande möjliga användningsområden, medan nära två av tio inte har kommit i gång alls. Samtidigt bedömer 85 procent sin digitala mognad inom ekonomifunktionen som medel eller lägre.
Det mest intressanta är alltså inte att utvecklingen går långsamt. Kommunal förändringstakt har sällan förväxlats med en Formel 1-depå. Det intressanta är var bromsen sitter: mellan ambitionen att digitalisera och viljan att låta nya arbetssätt påverka vardagen.
Enligt PwC:s tidigare undersökning om digital mognad i kommuner och regioner finns en tydlig vilja att använda AI, men också hinder kring ekonomi och säkerhet. Det är begripliga invändningar. Kommuner hanterar offentlig verksamhet, pengar och underlag som måste tåla granskning. Man ska inte kasta in vilken språkmodell som helst i bokföringen som om det vore en ny spellista på Spotify.
Men försiktighet och passivitet är inte samma sak. Den första skyddar verksamheten. Den andra kan låsa fast den i processer som redan är dyra, tidskrävande och personberoende. När en erfaren ekonom lägger timmar på att sortera, kontrollera och sammanställa sådant som går att automatisera, är det inte en hyllning till yrkesskicklighet. Det är ofta ett tecken på att organisationen använder kompetensen för dåligt.
Ola Johnsson, rådgivare inom AI och digitalisering på PwC, pekar på att tekniken har blivit mer tillgänglig: ”I stort sett alla kan bygga en agent eller prompta någonting”. Det betyder inte att alla bör sättas fria med administratörsrättigheter och en fredagseftermiddag. Men det betyder att tröskeln för att prova är betydligt lägre än många verkar tro.
Den verkliga utmaningen är snarare verksamhetskunskap, tydliga arbetssätt och kompetensutveckling. En dålig fråga till ett AI-verktyg ger ofta ett dåligt svar med imponerande självförtroende. Det är, för att uttrycka det tekniskt, exakt den sortens kollega man redan haft för många av.
AI blir värdefull först när den flyttar tid från rutin till omdöme – inte när den får skriva rapporten utan att någon läser den.
Det finns en fördel med ekonomifunktionen: den består av många uppgifter där nyttan går att se utan rökmaskin och keynote-presentation. AI och automatisering kan användas för exempelvis fakturakontering, bokföringsnära arbete, dataanalys, rapportutkast och operativt stöd till verksamheten. Per Larson, rådgivare inom ekonomistyrning i offentlig sektor på PwC, kallar området ”en lågt hängande frukt”.
Just därför bör kommunal AI börja i det vardagliga, inte i det spektakulära. Välj en process som är återkommande, avgränsad och irriterande. Kartlägg var tiden försvinner. Bestäm vilken kvalitet som måste säkras. Testa sedan om AI kan göra förarbetet snabbare, medan en människa granskar resultatet.
Det här är inte bara teknikfrågor. Det är frågor om kommunekonomi. Varje timme som frigörs från manuellt transaktionsarbete kan i bästa fall användas till uppföljning, analys och bättre beslutsstöd. Det spelar roll när kommunerna samtidigt möter demografiska utmaningar, kostnadstryck och stora investeringsbehov. Politiker behöver inte fler dokument som ser färdiga ut. De behöver underlag som är begripliga, kontrollerade och relevanta.
Den vanliga rädslan är att AI ersätter människan. I ekonomifunktionen är den mer rimliga frågan vad människan ska slippa göra. Att flytta fokus från registrering och sammanställning till avvikelseanalys, prioriteringar och konsekvensbedömningar är inte ett hot mot professionen. Det är en uppgradering av den.
Men ansvaret går inte att automatisera bort. Johnsson betonar att människor måste granska siffror, kontrollera uppgifter och kvalitetssäkra AI-genererade resultat. En delårsrapport kan inte produceras av ett verktyg och skickas direkt till politiken med en digital axelryckning. AI kan snabba upp förarbetet, men den kan varken bära tjänstemannaansvar eller förklara för fullmäktige varför ett felaktigt antagande hamnade i beslutsunderlaget.
Det är också här säkerhetsfrågorna måste hanteras vuxet. Innan en kommun använder AI i ekonomiarbetet behöver den veta vilka uppgifter som får användas, vem som ansvarar för granskningen och när verktyget inte ska användas alls. Teknikens förmåga att formulera en övertygande text är inte samma sak som förmåga att avgöra vad som är sant. Det är en distinktion som borde sitta på väggen bredvid skrivaren.
När medarbetare upplever tekniken som svår eller hotfull hjälper det inte att köpa ännu en licens och kalla det digitalisering. Förändringen kräver chefer som väljer en riktning, avsätter tid för lärande och sätter rimliga ramar för testandet. Ola Johnsson beskriver motståndet som en ledarskapsfråga, och det är svårt att säga emot.
Ekonomichefen har en särskild roll. Den som ansvarar för siffrorna är van att fråga vad något kostar, vilken risk det medför och vem som följer upp. Utmärkt. Samma frågor ska ställas om AI. Men de får inte bli ett artigt sätt att vänta tills någon annan, någon gång, tar första steget.
En klok start är mindre dramatisk än den låter: välj ett konkret arbetsflöde, utse ansvariga, låt användarna utbildas och mät vad som faktiskt blir bättre. Färre manuella handgrepp? Snabbare underlag? Färre fel? Mer tid för analys? Om svaret är nej ska försöket avslutas. Om svaret är ja ska det skalas med kontroll, inte med evangelisk iver.
Det finns goda skäl att inte rusa. Kommuner ska vara pålitliga, inte först på TikTok med en chatbot som hittar på ett budgetutfall. Men det finns också en kostnad i att stå still. När AI och automatisering kan avlasta rutinuppgifter blir frågan inte om varje kommun måste bli teknikpionjär. Frågan är hur länge den har råd att låta kvalificerade ekonomer fastna i arbete som maskiner kan hjälpa till med.
Den hållbara vägen är varken blind entusiasm eller kommunal dvala. Börja litet, kontrollera hårt och lär snabbt. För i slutänden är den viktigaste digitaliseringen inte den som ser futuristisk ut i en presentation. Det är den som ger bättre beslut innan pengarna, och tålamodet, tar slut.
PwC:s och KEF:s enkät bland 111 kommuner visar att regelbunden AI-användning i ekonomiarbetet fortfarande är ovanlig, trots stort intresse och tydliga möjliga användningsområden. Gapet handlar mindre om teknik än om digital mognad, säkerhet, kompetens och ledarskap.
Kommuner bör börja med avgränsade rutinprocesser, låta människor kvalitetssäkra resultaten och mäta nyttan. AI ska inte ersätta ansvaret för kommunekonomin, men den kan frigöra tid för det arbete som faktiskt kräver omdöme.
Medan Silicon Valley diskuterar robotarnas eventuella maktövertagande används AI redan för övervakning, cyberattacker och vapendesign. Det farliga är inte science fiction – utan effektivisering av gammal mänsklig ondska.
Generation X-män har den cynism, erfarenhet och humor som krävs för att lotsa oss genom den nya ekonomins AI-hajp, hållbarhetskrav och gigflum – men frågan är om någon märkt det.
Omställningsstudiestödet kan ge upp till 80 procent av lönen under studierna. Ändå väntas miljarder bli outnyttjade. Är systemet svårt att hitta, eller utbildningarna felbyggda?
Under kriget återvann Sverige gummi till kondomer – men åtta av tio hade hål. Ett historiskt haveri som kan ha påverkat både könssjukdomar och babyboomen.
Mer från Midcent
Nyhetsbrev
Veckans bästa guider — samlat och utan brus, för dig som vill ligga steget före.
