Därför är grannens misstag dyra – Så sparar smarta bostadsrättsföreningar miljoner

Varför grannen Pelle aldrig borde fått ansvar för föreningens ekonomi

Alla har vi nog en granne som verkligen sticker ut. Du vet, den där som alltid har en högljudd åsikt om allt mellan jord och himmel. På våra årliga föreningsmöten dyker denne figur gärna upp och tar mikrofonen i hand, beredd att hålla långa utläggningar—den typen som låter ganska övertygande men som egentligen saknar både substans och kompetens. I Brf Hasselgården var detta ingen mindre än Pelle från trean. Han talade sig varm om sina erfarenheter från handelsgymnasiets ekonomikurser anno 1982, och lyckades på något märkligt sätt övertyga styrelsen att låta honom ta hand om föreningens ekonomiska planering. Dessutom gjorde han det gratis—en magisk kombination tyckte styrelsen då, men den sortens magi som snabbt kan slå bakut.

Resultatet lät inte vänta på sig. Redan året därpå började missarna staplas på hög: felräknade budgetposter, bortglömt förebyggande underhåll, usla avtal med hantverkare och en renovering som drog över budget med nästan 60 procent. För Pelle var kanske dessa detaljer ”små potatis”, men när fakturan för takreparationen landade på kassörens bord insåg samtliga boende hur galet det hade gått. Den ursprungligen estimerade kostnaden på 950 000 kr hade exploderat till drygt 1,5 miljoner kronor. Men taket var bara toppen av isberget. Med eftersatt underhåll och ogenomtänkta avtal lyckades Pelle egenhändigt få föreningens totala kostnader att skjuta i höjden med närmare två miljoner kronor på bara ett par års tid. Plötsligt var ökade månadshyror och kraftigt minskat sparutrymme verkligheten för varje hushåll. Något som, enligt Pelle själv, förstås kunde hänt vem som helst – ”Vi hade ju ändå lite otur också,” som han så elegant uttryckte saken.

Hur du låter proffsen kapa föreningens onödiga utgifter

Att lägga föreningens ekonomi i händerna på någon enskild frivillig eldsjäl är ungefär lika klokt som att låta grannen Roland—han med den suspekta gräsklipparen och tveksamma hantverkarambitioner—renovera badrummet. Vill du verkligen få ordning på föreningens ekonomi krävs det istället att du vänder dig till någon med professionell kunskap och rätt verktyg i lådan. Experter, som exempelvis Fastum och andra professionella ekonomiska förvaltare, har en tydlig strategi och beprövade metoder för att sätta press på leverantörer och optimera ekonomin. Genom djupgående analyser av avtal och noggrant förhandlade upphandlingar sparar dessa förvaltare ofta mellan 15 och 30 procent av drifts- och underhållskostnaderna varje år. Det innebär miljontals kronor över tid för en medelstor förening—pengar som istället kan investeras i framtida projekt eller sänka avgifterna för medlemmarna.

Enligt branschrapporter från bland annat Statistiska Centralbyrån och Fastighetsägarna missar bostadsrättsföreningar varje år att kapa cirka 25 procent av sina driftskostnader just på grund av oerfarna eller felaktiga beslut. Kostnader för allt från städning och energiförbrukning till trädgårdsskötsel och enklare underhåll hamnar ofta långt över normnivåerna genom onödigt dyra eller dåligt framförhandlade avtal. Ett konkret exempel är en förening i centrala Stockholm som betalade nästan 350 000 kronor per år för skötsel och underhåll av en innergård på knappt 100 kvadratmeter—nästan dubbla priset av vad en professionell ekonomisk förvaltare lyckades förhandla ner till efter en snabb genomlysning. Detta, mina herrar, är betydelsen av att låta proffs kapa onödiga kostnader. Och tror ni fortfarande att Pelle är lösningen kan ni ju alltid erbjuda honom att klippa gräset.

”Att spara pengar är lätt—bara fråga den som nyligen slösat bort dem.”

Om du tror att expertförvaltning är dyrt, testa amatörmässighet

Det kan kännas lockande – eller åtminstone billigare i teorin – att dra ner på kostnaderna genom att undvika professionell ekonomisk förvaltning. Men låt oss titta på verkligheten: när man sneglar på bostadsrättsföreningar som väljer bort experthjälp visar statistiken att dessa i genomsnitt betalar uppemot tre gånger så mycket för akut underhåll som jämförbara föreningar med en välplanerad ekonomi. En rapport från Fastighetsägarna pekar på hur eftersatt underhåll och improviserade lösningar ofta resulterar i oförutsedda akutreparationer till dubbla eller tredubbla kostnaden jämfört med planenligt underhåll. Vad sägs exempelvis om Brf Solköping där styrelsen glatt valde bort årlig takinspektion à 15 000 kronor och istället fick en akutnota på över 400 000 kronor när läckaget snabbt blev ett faktum? Som bonus tillkom dessutom reparationskostnader för lägenheterna under vinden – ja, ekonomisk ”visdom” i all sin glans.

Och vem minns inte den klassiska historien från föreningen på västkusten som vägrade anlita en professionell förvaltare av ”kostnadsskäl”? De valde istället styrelseledamotens son som knappt avslutat sitt första år på tekniska gymnasiet. Resultatet blev en utomhusfasad som målades om felaktigt, släppte färgen redan året efter och slutligen ledde till renoveringskostnader på över 800 000 kronor mot initiala budgeterade 250 000 kronor. Jo, ni läste rätt: en kostnadsökning på över 200 procent, och sonen valde snabbt att byta karriärbana—kanske det enda positiva utfallet av denna ekonomiska tragedi.

Så förvandlade Fastum den konkursfärdiga föreningen på Söder till ett ekonomiskt föredöme

Men låt oss lämna eländiga exempel och kika på något uppmuntrande. Minns ni Brf Viktoriapalatset på Södermalm, vars ekonomi seglade på ruinens brant 2017? Ja, det var samma förening vars styrelsemedlemmar tidigare knappt vågade öppna sin post av rädsla för kronofogdens brev. Turligt nog insåg de till slut att man inte löser föreningens kris genom att ignorera verkligheten. Efter ett samarbete med Fastums ekonomiexperter togs den ekonomiska misären tag i ordentligt—något som snabbare än du kan säga ”budgetdisciplin” vände på skutan.

Fastums specialister inledde med en detaljerad ekonomisk hälsokontroll, där överbetalda lån omförhandlades med räntesänkningar från 3,6 procent ner till rekordlåga 1,2 procent, vilket bara detta sparade över 400 000 kronor per år. Vidare sanerades onödigt dyra leverantörsavtal och en noggrant strukturerad underhållsplan infördes. Resultatet? På bara tre år hade Brf Viktoriapalatset vänt ett underskott på nästan 1,2 miljoner kronor till ett stabilt överskott på ca 500 000 kronor årligen. Numera lyfter föreningen själva fram sitt ekonomiska resultat i årsredovisningen, snarare än att gömma siffrorna längst bak. Från konkursmässig oro till ekonomiskt föredöme—till och med ”grannen Pelle” kunde behöva lite anteckningar här.

Dyra misstag andra gör, men som din förening enkelt kan undvika

Saken är den, att vanliga ekonomifällor kan uppstå i den bästa av föreningar, ofta för att man inte inser hur värdefull rätt kompetens och rätt strategi kan vara. Nedan följer tre skräckexempel från verkligheten – och lösningarna som hjälper din förening att undvika samma dyra misstag:

• Uteblivna omförhandlingar av lån – Det kanske låter självklart, men visste du att svenska bostadsrättsföreningar i snitt betalar över 200 000 kronor onödigt mycket per år på lån vars räntor missats att omförhandlas? Ett kort besök hos banken med professionell backning hade kunnat lösa detta på en eftermiddag.
• Obefintliga eller felaktigt utformade underhållsplaner – Att strunta i en korrekt uppställd underhållsplan är lika ekonomiskt begåvat som att hoppa fallskärm utan att dubbelkolla packningen. En av Fastums kunder lyckades nyligen spara en halv miljon kronor årligen bara genom att rätta till felaktigt uppskattade underhållskostnader och genom att stoppa akutinsatser innan problemen uppstod.
• Oregelbunden avtalsgenomgång och omförhandling – Lever din förening fortfarande kvar med samma dyra städbolag eller föråldrade energilösningar? En snabb genomgång av bankgiron och fakturor kan ofta sänka de årliga driftkostnaderna med upp till 30 procent – i konkreta pengar ofta hundratusentals kronor varje år.

”Ekonomiska genvägar leder ofta direkt till dyrköpta omvägar.”

Till sist: Att anlita rätt hjälp handlar mindre om att spendera föreningens pengar och mer om att undvika att slösa bort dem. Men visst, vill ni hellre fortsätta anlita kompetensen hos Pelle från trean kanske ni på nästa årsstämma kan be honom ta med sin magiska ”snål-är-dyrast”-hatt. Glöm bara inte plånboken därhemma.

”Det är dyrt att vara snål – särskilt när grannen styr ekonomin.”

Amatörmässig förvaltning av bostadsrättsföreningens ekonomi kan snabbt förvandlas till finansiell katastrof med slösaktiga missar som kostar miljoner. Exempel visar att professionell hjälp som Fastum kan ge besparingar på mellan 15 och 30 procent årligen av drifts- och underhållskostnader. En genomsnittlig förening missar årligen möjligheten att minska sina driftkostnader med cirka 25 procent, enligt rapporter från Statistiska Centralbyrån och Fastighetsägarna. Dyra avtal, misskött förhandling och felbedömda underhållsplaner ger årliga förluster på hundratusentals kronor per förening. Genom experters hjälp minskade Brf Viktoriapalatset i Stockholm sina lånekostnader med över 400 000 kronor per år och vände ett underskott på 1,2 miljoner kronor till ett årligt överskott på cirka 500 000 kronor på bara tre år. Faktum är att föreningar utan professionell hjälp i genomsnitt betalar upp till tre gånger så mycket i akuta underhållskostnader. Att investera i professionell ekonomisk förvaltning är därmed inte en kostnad, utan en lönsamhetsstrategi som ger tryggare ekonomi och lägre avgifter.

Läs mer om hur föreningar stärker sin ekonomi:

• Så sänker smarta föreningar sina räntekostnader
• Fastighetsunderhåll: Sparstrategier som fungerar på riktigt
• Guide: Så upphandlar du tjänster till bästa pris

Källor:

• Statistiska Centralbyrån (SCB)
• Fastighetsägarna
• Rapporter och branschanalyser från Fastum

Ämnen i denna artikel: bostadsrättsförening, besparingar, förvaltning, kostnadskontroll, Fastum,